Telefonkonferenzen sind sehr einfach und schnell zu nutzen. Auch das Einrichten einer Telefonkonferenz ist im Handumdrehen erledigt.
Beim Organisieren einer Telefonkonferenz sollten Sie sich kurz Zeit zu nehmen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Termin effizient verläuft und Sie nicht unnötig Zeit und Nerven der anderen Konferenzteilnehmer strapazieren.
1. Thema der Telefonkonferenz
Bei der Organisation Ihrer Telefonkonferenz starten Sie mit dem Thema: Was soll besprochen werden? Welches Ergebnis soll bei dem Termin herauskommen, welches Ziel hat der Termin?
Erst wenn das klar ist, können Sie sich Gedanken über die entsprechenden Teilnehmer machen.
2. Teilnehmer der Telefonkonferenz
Welche Teilnehmer müssen Sie beim Organisieren Ihrer Telefonkonferenz berücksichtigen? Wessen Teilnahme ist bei dem Termin wirklich erforderlich? Welche Entscheidungsträger werden gebraucht und welche Personen können über Inhalt und Ergebnis der Telko eventuell durch das Protokoll informiert werden?
3. Termin für die Telefonkonferenz
Das Schwierigste bei der Organisation eines Meetings ist die Terminplanung. Innerhalb eines Unternehmens hilft die Kalenderfunktion des E-Mail-Programms. Dort sehen Sie, welche Termine bei den erforderlichen Teilnehmern verfügbar sind.
Bei Teilnehmern aus unterschiedlichen Unternehmen erfragen Sie die Verfügbarkeit kurz telefonisch. Oder Sie schicken direkt zwei bis drei Terminvorschläge per E-Mail.
4. Zugangsdaten Telefonkonferenz
Bei dem Telefonkonferenz Service von easyAudio erhalten Sie die Zugangsdaten für Ihre Telefonkonferenz einfach per Mausklick: Jetzt Zugangsdaten für Telefonkonferenz anfordern.
5. Einladungen verschicken
Verschicken Sie die Einladung zur Telefonkonferenz per E-Mail an die Teilnehmer. Informieren Sie Ihre Teilnehmer über
- Thema der Telefonkonferenz
- Startzeit und voraussichtliche Dauer der Telefonkonferenz
- Zugangsdaten für die Telefonkonferenz (Einwahlnummer und Konferenz-PIN für die Teilnehmer)
Außerdem sind weitere Informationen in einer Einladungs-E-Mail sinnvoll:
- Agenda für den Termin (einzelne Gesprächspunkte und Ziel des Termins)
- Bei externen Teilnehmern Namen und Funktion der Teilnehmer nennen
- Erforderliche Unterlagen als Anhang mitschicken (zum Beispiel Verträge, Übersichten, Protokolle o.ä.)
Bei easyAudio können Sie dafür die kostenlose Einladungshilfe nutzen
6. Internationale Telefonkonferenzen
Wenn Sie eine internationale Telefonkonferenz organisieren legen Sie eine gemeinsame Konferenzsprache fest (in der Regel Englisch).
Achten Sie bei der Terminfindung für Ihre Telefonkonferenz unbedingt auf mögliche Zeitverschiebungen.